Phần mềm quản lý văn bản điều hành

(ictBL) - 16:51 08/05/2018 - Xem: 640

1.  Tổng quan

Phần mềm quản lý văn bản và điều hành được xây dựng và triển khai trên môi trường mạng internet nên có thể dễ dàng sử dụng mọi lúc, mọi nơi trên các thiết bị có kết nối mạng internet như: máy tính để bàn, máy tính xách tay, máy tính bảng, điện thoại di động,…

Phần mềm quản lý văn bản và điều hành là giải pháp văn phòng điện tử cung cấp cho các cơ quan, doanh nghiệp một môi trường làm việc cộng tác, giúp nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác điều hành của lãnh đạo, các hoạt động tác nghiệp của cán bộ, nhân viên. Hệ thống các văn bản được lưu trữ một cách khoa học, thuận tiện cho việc tra cứu, tìm kiếm. Công tác triển khai và điều hành việc thực hiện văn bản được nhanh chóng, tiện lợi; giảm thời gian, giảm chi phí; góp phần năng cao ý thức kỹ luật, tạo thói quen làm việc khoa học, giảm các thao tác thủ công, hạn chế sai sót,…

Phần mềm có cơ chế bảo mật đảm bảo an toàn dữ liệu khi triển khai trên mạng internet; có chức năng phân quyền linh hoạt và có thể thay đổi mô hình quản lý theo từng đối tượng cơ quan, doanh nghiệp khác nhau.

2.  Quy trình mẫu của phần mềm

2.1.    Quy trình xử lý

Chú thích:

-         Hình 1: Nét chấm là có thể chuyển trực tiếp để tham khảo,…

-         Hình 2: Người nhận văn bản sau khi xử lý xong bắt buộc phải báo kết quả cho người gửi.

2.2.    Các trạng thái văn bản


3.  Tính năng

3.1.    Quản lý văn bản điều hành

Đây là tính năng chính của phần mềm. Chức năng này cho phép thực hiện theo quy trình (như quy trình mẫu ở phần 2). Ví dụ: văn thư lưu trữ văn bản hồ sơ, chuyển văn bản hồ sơ đến lãnh đạo hoặc phụ trách tổng hợp để phê duyệt và chuyển đi cho các đối tượng khác thực hiện.

Chức năng này giúp kiểm soát toàn bộ quá trình xử lý văn bản của tổ chức, biết được văn bản nào ai đang xử lý, chưa xử lý, văn bản quá hạn, bị “tắc nghẽn” ở đâu.... Cho phép lãnh đạo, quản lý có thể sử dụng máy tính, máy tính bảng, điện thoại thông minh để chỉ đạo, điều hành xử lý các công việc trực tiếp thông qua môi trường mạng Internet;

Chức năng này giúp giảm các thao tác thủ công, giảm chi phí in ấn và chuyển văn bản, lưu trữ dữ liệu an toàn, tra cứu tìm kiếm nhanh chóng,…

Một số hình ảnh của chức năng văn thư:

Một số hình ảnh của chức năng phê duyệt văn bản:

Một số hình ảnh của chức năng phân công xử lý:

3.2.    Thông báo

Chức năng thông báo cho phép người được phân quyền có thể ra thông báo đến tất cả nhân viên trong đơn vị hoặc trong từng phòng ban cụ thể. Có thể lập lịch để thông báo tự chuyển đến từng cá nhân theo đúng thời gian định trước.

3.3.    Lịch công tác

Chức năng lịch công tác cho phép mỗi nhân viên có thể chủ động xây dưng lịch công tác và gửi đến người phụ trách; góp phần tạo môi trường làm việc chủ động, tích cực. Hoặc người lãnh đạo có thể chủ động phân công công việc cho nhân viên và kiểm tra, giám sát việc thực hiện của từng nhân viên.

3.4.    Thống kê

Chức năng thống kê giúp kiểm tra số văn bản chưa xử lý (đặc biệt là các văn bản có thời hạn), từ đó giúp lãnh đạo có thể nhanh chóng điều chỉnh, giám sát việc thực hiện của từng nhân viên. Một số hình ảnh về chức năng thống kê:

 

3.5.    Hộp thư nội bộ

Chức năng này cho phép nhân viên có thể gửi thư cho nhau trong đơn vị, giúp việc trao đổi thông tin linh hoạt, nhanh chóng, giảm các thao tác thủ công, giảm chi phí, giảm hội họp,…Một số hình ảnh về chức năng hộp thư nội bộ:

3.6.    Nhắn tin (chat online)

Chức năng này cho phép gửi tin nhắn giữa các nhân viên, giúp các nhân viên có thể trao đổi nhanh với nhau tương tự như messenger, zalo,…

4.  Điểm nổi bật

Xây dựng dựa trên nền tảng công nghệ tiên tiến, kết hợp với kỹ thuật mã hoá và lưu trữ dữ liệu an toàn; kết nối và tích hợp với nhiều thiết bị thông minh hiện nay; dễ dàng mở rộng theo yêu cầu; người sử dụng chỉ cần có bằng A tin học là có thể sử dụng được.

5.  Lợi ích

-   Biết được công việc cần xử lý, các công việc đang theo dõi;

-   Bất cứ thông tin, tài liệu nào có thể tìm thấy được nhanh chòng khi cần;

-   Chi phí đầu tư thấp, hiệu quả mang lại cao;

-   Kiểm soát được công việc một cách chặt chẽ: cải tiến tốc độ xử lý công việc, theo dõi và đánh giá dễ dàng công việc, chuẩn hóa được các quy trình công việc…

-   Nâng cao hiệu quả xử lý công việc (giảm thời gian xử lý, trao đổi), tăng năng suất lao động;

-   Giải quyết kịp thời các bế tắc trong quy trình xử lý công việc, theo dõi được tất cả các hoạt động trong quy trình xử lý công việc, đảm bảo tính liên thông dữ liệu, giảm tối đa các rủi ro;

-   Điều hành tập trung và giúp ra quyết định nhanh;

-   Tiết kiệm chi phí thư tín, điện thoại, in ấn sao chép, không gian lưu trữ;

-   Hướng đến một hệ thống thông tin đồng nhất;

-   Thông tin được an toàn, bảo mật hơn;

-   Sẵn sàng mở rộng cả về nhu cầu tin học hóa các nghiệp vụ quản lý và quy mô triển khai.

6.  Khách hàng

Khách hàng Trường Chính trị Châu Văn Đặng tỉnh Bạc Liêu đã sử dụng và có một số nhận xét về phần mềm như sau:

-   Phần mềm quản lý văn bản và điều hành giúp tin học hóa công tác quản lý văn bản, quản lý hồ sơ công việc của cơ quan, tổ chức.

-   Thống nhất và tin học hoá các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin, giải quyết công việc trong các cơ quan, tổ chức để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác điều hành của lãnh đạo, các hoạt động tác nghiệp của cán bộ, nhân viên.

-   Xây dựng hệ thống các kho văn bản điện tử, khắc phục một cách cơ bản tình trạng cát cứ thông tin, cung cấp thông tin về văn bản phục vụ yêu cầu của lãnh đạo, cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn một cách thuận tiện, chính xác, đầy đủ và kịp thời.

-   Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ công nghệ thông tin, từng bước tạo ra thói quen làm việc trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử, bên cạnh đó nâng cao trình độ quản lý, góp phần tạo thay đổi đột phá trong các quy trình xử lý thông tin, giải quyết công việc của cán bộ, công chức với sự hỗ trợ hiệu quả của các phần mềm hoạt động trên mạng, từng bước góp phần thực hiện cải cách hành chính.

 

Xem tập tin đính kèm để biết thêm chi tiết...

  1. ND20180509150522

Xem nhiều

Mới nhất